Les différentes étapes à suivre pour un projet SIRH à succès

La mise en place d’un SIRH (Système d’information des Ressources humaines) est toujours un moment délicat dans la vie d’une entreprise. En effet, ce type de solution impacte largement l’ensemble des services et du personnel. Aussi, il convient de respecter certaines étapes à suivre pour un projet SIRH totalement réussi.

Définir le périmètre du projet 

Encore plus que pour un projet informatique classique, il est primordial de définir correctement les contours de la nouvelle solution SIRH. En effet, ce domaine est soumis à de nombreuses contraintes légales, en constante évolution. Ce cadre légal lourd doit pouvoir être absorbé par le SIRH.

Dans un second temps, le chef de projet SIRH et son équipe devront rédiger un cahier des charges. Ce document a pour ambition de faire un état des lieux de l’existant, mais également d’identifier les besoins de chaque service concerné par le projet. Viendra enfin le choix de la solution SIRH définitive après plusieurs rencontres avec les éditeurs du marché et l’analyse de leurs solutions.

Rédiger le cahier des charges

Un bon cahier des charges SIRH doit couvrir :
– Les modules fonctionnels attendus (paie, recrutement, formation, gestion des temps…)
– Les contraintes d’intégration avec le SI existant (ERP, outils collaboratifs, paie…)
– Les exigences en matière de sécurité et de conformité RGPD
– Les critères d’évolutivité : le SIRH doit pouvoir absorber la croissance de l’entreprise et les évolutions réglementaires

Un cahier des charges trop rigide est aussi risqué qu’un cahier des charges trop vague. L’objectif est d’être précis pour cadrer les éditeurs, suffisamment souple pour intégrer leurs bonnes pratiques sans multiplier les avenants.

Trouver les acteurs

La constitution de l’équipe projet est une étape cruciale parmi les étapes à suivre pour un projet SIRH et conditionnera en grande partie votre réussite. Celle-ci doit à la fois intégrer des techniciens et des responsables fonctionnels. Elle doit notamment fédérer le responsable des Ressources Humaines (ou à défaut des membres de son équipe), les représentants du personnel, des collaborateurs significatifs des autres services et, bien évidemment, le chef de projet SIRH.

Une des raisons des échecs de projets similaires tient en l’absence ou en la faible implication de la direction de l’entreprise. En effet, celle-ci se doit d’être proactive afin d’entraîner l’ensemble de la société dans son sillage. Sa présence est indispensable à chaque phase de l’avancement du projet.

Paramétrer et reprendre les données

Une fois l’éditeur sélectionné, le projet entre dans sa phase technique. Le paramétrage consiste à configurer le SIRH selon les règles de gestion propres à l’entreprise : structures organisationnelles, règles de paie, workflows de validation, profils d’accès.

En parallèle, la reprise des données est une étape critique souvent sous-estimée. Il s’agit de transférer dans le nouveau système l’ensemble des données existantes :

• Dossiers collaborateurs
• Historiques de paie
• Soldes de congés et compteurs de temps
• Plans de formation et évaluations

Ces données doivent être extraites, nettoyées et validées avant migration. Une donnée mal reprise génère des erreurs en cascade au moment du go-live : erreurs de paie, droits collaborateurs incorrects, reporting faussé. Anticiper cette phase dès le cadrage du projet et y dédier des ressources suffisantes est un facteur clé de réussite.

Réussir la conduite du changement

Tout au long du projet, vous allez devoir faire preuve de tact pour accompagner les utilisateurs. En effet, la mise en production de l’outil ne signifie pas pour autant la fin du projet ! Si vous n’effectuez pas cette nécessaire étape de conduite du changement, vous prenez le risque de voir l’outil que vous avez eu tant de difficulté à mettre en place être mal utilisé ou délaissé.

Entre autre, prenez soin de former longuement quelques utilisateurs clés au sein de chaque service impacté. Ils vous serviront ainsi de relais et feront même office de références auprès de leurs collègues moins bien formés. Vous réduirez ainsi les appels dits « de premier niveau » vers le service informatique, qui pourra se consacrer à d’autres tâches bien plus profitables pour l’entreprise (évolutions, administration de l’outil…).

FAQ