Quels sont les enjeux d’un projet SIRH pour une entreprise ?

Les enjeux d’un projet SIRH sont particulièrement importants pour une entreprise. Le système d’information des Ressources Humaines va en effet avoir un impact sur l’ensemble des collaborateurs. Les outils de gestion des Talents vont intervenir dans tous les domaines de l’entreprise, des Ressources Humaines à la Paie, en passant par la gestion des temps ou la gestion des compétences. Mettre en place un outil SIRH demande donc de prendre en compte de nombreux facteurs.

Stratégie RH

enjeux d'un projet SIRH

Acquisition d’un SIRH

Doter l’entreprise d’une solution SIRH implique la réalisation d’un audit pointu en amont et la rédaction d’un cahier des charges le plus complet possible. L’ensemble des processus RH doit être analysé de façon à identifier clairement les besoins de l’entreprise, présents et futurs. Il faut anticiper les problèmes auxquels devra répondre l’outil SIRH dans les années à venir. La souplesse et l’évolutivité sont des critères importants de la solution retenue.

L’équipe projet doit être consciente des enjeux d’un projet SIRH. La gestion de la Paie, la gestion des Ressources Humaines et plus généralement l’ensemble de la gestion administrative dépendront de l’outil mis en place. L’équipe en charge de la gestion de projet devra donc être à la fois très rigoureuse pour respecter les besoins, les délais et les coûts, et suffisamment souple pour s’adapter aux exigences des utilisateurs.

L’enjeu d’un projet SIRH est donc de choisir la meilleure solution à un instant « t », répondant le mieux possible au cahier des charges et pouvant évoluer rapidement lorsque l’équipe RH identifiera de nouveaux besoins, lors qu’il y aura des évolutions réglementaires ou de nouveaux utilisateurs à intégrer. Dans le cadre d’une entreprise de taille plus importante ou d’un groupe, l’équipe projet devra également intégrer les contraintes inhérentes à chaque pays (législation, règles de gestion, langue, devise…). Le volume de données traitées étant important, il faudra décider ce qui pourra être déployé en local et ce qui nécessitera une gestion plus centralisée.

Intégration du SIRH

L’outil SIRH doit s’intégrer dans l’ensemble du système d’information de l’entreprise. L’équipe projet va devoir harmoniser les statuts, les pratiques et les règles (notamment en Europe avec le RGPD) ainsi que les formats d’échanges de données.

Dans un groupe ou lors de la fusion d’entreprises, il peut être nécessaire de faire cohabiter plusieurs outils de gestion. Il va alors falloir réussir à les faire communiquer entre eux, ce qui peut être complexe dans le cas de formats de données propriétaires par exemple. Lorsque cela n’est pas possible ou trop difficile à mettre en place, mieux vaut alors opter pour un changement complet du SIRH avec la mise en place d’un nouvel outil commun.

Migration d’un SIRH

Dans le cas où le choix se porte sur une solution non fournie  en mode “SaaS”, un aspect à ne pas négliger est la capacité d’un outil SIRH à migrer, généralement vers une version plus récente du logiciel. Il s’agit d’un enjeu crucial du point de vue de la maintenance opérationnelle de l’outil.

Il est important d’effectuer les mises à jour et les montées de version le plus régulièrement possible. Cela garantit la conformité du SIRH avec les différentes réglementations et contribue à optimiser les coûts de maintenance. Il est toujours plus simple de passer d’une version mineure à une autre ou d’une version mineure à la version majeure immédiatement supérieure, plutôt que de devoir mettre à jour plusieurs versions en une seule fois en se confrontant à de nombreux risques de régression.

Lorsque le SIRH en place est obsolète, il faut envisager, soit de le migrer vers une version récente, soit de le remplacer. L’objectif est, à terme, d’obtenir un ensemble d’outils homogène pour l’ensemble de l’entreprise et d’éviter d’augmenter la complexité du système en empilant divers logiciels et versions.

Les interventions pour moderniser le SIRH doivent être régulières et planifiées, de façon à organiser au mieux la gestion des données, réduire les coûts de maintenance et faciliter la gestion du changement.

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