Comité de pilotage : la clé du succès des projets de transformation

 

Le comité de pilotage (ou COPIL) est ainsi au cœur de la transformation digitale ses fonctions RH et Finance. Le COPIL est un acteur clé dans la conduite de projets de transformation. Il s’assure du bon déroulé des opérations en fonction des objectifs de l’entreprise et du projet tout en entretenant une certaine dynamique au sein des différents acteurs impliqués. Les membres de cette instance sont généralement les dirigeants des directions opérationnelles représentées dans le projet et impliqués dans la maîtrise d’ouvrage de celui-ci. 

Nous avons réalisé un dossier complet à destination des DRH, DAF et DSI sur la gouvernance de projet de transformation afin de les accompagner dans leur transformation et dans la modernisation de leurs processus. Vous pouvez lire tous les articles qui composent ce dossier directement sur notre blog (ce qui risque de vous prendre du temps) en accédant depuis les liens de cette page ou bien télécharger directement nos livres blancs sur la gouvernance de projet RH, FINANCE et IT en fonction de votre direction, que vous trouverez plus bas dans cette page, juste après ce sommaire :

  1. Comitologie projet : les instances de gouvernance d’un projet IT et leurs rôles
  2. Pilotage et gouvernance d’un projet RH : quels profils impliquer ?
  3. Pilotage et gouvernance d’un projet SI Finance : quels profils impliquer ?
  4. Pilotage et gouvernance d’un projet IT : quels profils impliquer ?
  5. Gouvernance projet : quel rôle pour le comité de pilotage ?
  6. Les acteurs d’une équipe projet : organisation, rôle et compétences
  7. Le responsable SI au cœur du développement et de l’évolution des systèmes
  8. Responsable SIRH : quel rôle dans l’évolution des Systèmes d’Information RH ?
  9. Chef de projet SI : quel rôle et responsabilité dans un projet SI ?
  10. Consultant fonctionnel : un rôle proche des processus métier
  11. Consultant technique : un métier au cœur du développement technologique
  12. Architecte solution : un métier qui gère développement et déploiement
  13. Consultant DevOps : rôle, missions et compétences en développement
  14. Délégué à la protection des données (DPO) : quels rôles et missions ?
  15. RSSI : un travail clé au sein des métiers pour la sécurité des systèmes
  16. Le service delivery manager au cœur du pilotage des équipes
  17. Scrum master, un métier clé pour la gestion de projet Scrum
  18. Data scientist : un métier stratégique au service de la Direction
  19. MOA / MOE : comment les rôles se répartissent-ils sur un projet de mise en œuvre d’un système d’information ?

 

gouvernance projet RH - comité de pilotage

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Gouvernance projet SI Finance - comité de pilotage

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Comitologie projet : les instances de gouvernance d’un projet IT et leurs rôles (comité de pilotage et autres)

La désorganisation est l’ennemie des projets IT. Le développement des pratiques agiles, créant un pont entre les équipes de développement et les équipes opérationnelles, a constitué une réponse à cette problématique propre à l’univers informatique. En effet, les projets IT ont trop longtemps été menés de manière déstructurée, sans communication adéquate ni ligne de conduite clairement établie. La gouvernance projet est ainsi essentielle et cette méthodologie s’incarne aujourd’hui dans la « comitologie projet IT ». Il s’agit d’un ensemble d’instances spécifiques organisant notamment les modalités de création, de modification ou de fonctionnement de comités dédiés à la conduite de projets de transformation. On retrouve parmi elles, le comité stratégique (COSTRA), le comité de pilotage (COPIL), le comité de projet (COPRO), le comité de décision métier (CODEM), le comité de décision technique (COTEC), le comité de suivi des activités de maintenance (CORUN).

Pilotage et gouvernance d’un projet RH : quels profils impliquer ?

Aujourd’hui, le pilotage et la gouvernance de projet RH sont devenus des éléments incontournables d’un projet de transformation lié aux Ressources Humaines. La bonne conduite d’un projet RH nécessite la préparation en amont d’une gouvernance précise, qui permet de mener à bien chaque phase du plan d’action. Il est essentiel de bien choisir différents profils d’acteurs afin d’assurer une interaction fiable et adaptée à toutes les étapes de prise de décision. Il existe différentes phases lors d’un projet RH :

  • la phase de cadrage technique et fonctionnelle,
  • la phase de construction et de réalisation,
  • la phase de déploiement et de formation,
  • le support et la TMA.

Ainsi, du cadrage à la réalisation, jusqu’au déploiement et à la maintenance, la feuille de route d’un projet de transformation RH repose avant tout sur la collaboration.

Pilotage et gouvernance d’un projet SI Finance : quels profils impliquer ?

Les types de profils professionnels qui participent au pilotage et à la gouvernance d’un projet SI Finance, de type ERP par exemple, varient en fonction du secteur, de la taille de l’entreprise, des outils de pilotage utilisés et de la nature du projet à réaliser. Dans l’optique d’assurer le bon déroulement d’un projet ERP (Enterprise Resource Planning) ou progiciel de gestion intégrée (PGI), il est nécessaire de découper son pilotage en plusieurs phases qui incluent divers acteurs :

  • le cadrage du projet,
  • la conception, la réalisation et la recette,
  • le déploiement et la formation.

Le comité de pilotage est actif durant chacune de ces étapes. Il inclut la direction générale ou un délégué, ainsi qu’un sponsor qui arbitre la conduite du projet. La DSI joue également un rôle notamment pour déterminer les besoins de l’entreprise de manière objective et claire.

Pilotage et gouvernance d’un projet IT : quels profils impliquer ?

Les projets se font de plus en plus en méthode agile ou itérative dès la phase de développement. Les équipes communiquent régulièrement entre elles et il n’est pas rare que l’on travaille simultanément et cela s’inscrit dans une démarche d’amélioration continue. Plusieurs comités directeurs jouent un rôle prépondérant dans la gouvernance de projet IT et dans le suivi de l’avancement du projet. Un projet IT s’articule autour de 5 grandes étapes :

  • la définition du besoin du client,
  • l’architecture et la conception,
  • le développement,
  • les tests ou la recette
  • la mise en production.

La gestion de projet implique aussi bien le prestataire que le client.

Gouvernance projet : quel rôle pour le comité de pilotage ?

C’est l’une des grandes thématiques de ce dossier, gouvernance projet et comité de pilotage. La première englobe essentiellement les sujets relatifs aux activités de pilotage et de comitologie des projets, c’est-à-dire les modalités de création ou de modifications des différents comités, des mandats et participants, du fonctionnement des instances et des articulations entre leurs activités et rôles respectifs. La seconde est une instance indispensable dans un projet de transformation. C’est le directeur de projet qui est chargé de former un COPIL, parfois en appui avec un sponsor.

Les acteurs d’une équipe projet : organisation, rôle et compétences

Un projet est une action ou un ensemble d’actions qu’on envisage dans un futur plus ou moins proche pour créer quelque chose de nouveau ou améliorer quelque chose qui existe déjà. Dans le monde professionnel en général – et les systèmes d’information en particulier – la notion même de projet implique un travail collaboratif en équipe. Les membres de cette équipe sont appelés acteurs ou ressources. Les acteurs d’une équipe projet sont multiples. On retrouve notamment :

  • le chef de projet,
  • le responsable fonctionnel,
  • le responsable technique,
  • le sponsor,
  • le PMO (Project Management Office),
  • le comité de pilotage.

On retrouve ainsi quasiment toujours ces mêmes fonctions immuables et indispensables pour mener la tâche à bien.

Le responsable SI au cœur du développement et de l’évolution des systèmes

Le responsable SI (systèmes d’information) est en charge de contrôler, gérer et optimiser l’ensemble des systèmes informatiques d’une entreprise pour servir au mieux sa stratégie de développement. C’est un métier qui demande des connaissances approfondies dans le domaine informatique, mais également une capacité d’adaptation en fonction du secteur d’activité de l’entreprise. Les missions du responsable SI s’articulent généralement autour de :

  • la réalisation des objectifs fixés par la direction,
  • le pilotage du service informatique et des projets métiers,
  • la maintenance, le support et l’assistance.

Responsable SIRH : quel rôle dans l’évolution des Systèmes d’Information RH ?

Les SIRH ou Systèmes d’Information des Ressources Humaines, sont des applications ou des outils qui permettent d’optimiser les processus RH d’une entreprise, permettant ainsi d’automatiser un grand nombre de tâches récurrentes et chronophages. Le rôle du responsable SIRH est de travailler en étroite collaboration avec la direction des Ressources Humaines et la direction des Systèmes d’Information. 

Il joue un rôle clé dans la définition des besoins, il doit conduire le pilotage du déploiement en interne, il a un rôle central sur le “run”, dans la mise en place des évolutions.

Afin que le logiciel SIRH réponde bien aux attentes des utilisateurs, le responsable SIRH doit identifier et analyser les besoins du service RH en matière d’outils informatiques.

Chef de projet SI : quel rôle et responsabilité dans un projet SI ?

Le chef de projet SI est responsable du pilotage de tout projet en lien avec les systèmes d’information d’un organisme public ou d’une entreprise qui peut être spécialisée en informatique. Il est présent à chacune des grandes étapes du projet, que ce soit lors de l’analyse des besoins, la mise en service, la conception du cahier des charges, la constitution des comités de pilotage ou encore le suivi de l’avancée du projet. Il est une spécialiste en management des systèmes d’information.

Sa tâche principale est généralement la planification du projet et parmi ses missions, il y a :

  • la gestion des ressources humaines,
  • la gestion budgétaire,
  • la gestion du temps.

Consultant fonctionnel : un rôle proche des processus métier

Le consultant fonctionnel est proche des processus métier. En effet, il accompagne les différents métiers d’une  entreprise dans l’actualisation de ces processus et le déploiement de nouvelles technologies autour des systèmes d’information en constante évolution. Ses missions sont variées en fonction des projets à développer et du secteur d’activité de l’entreprise.

Parmi les grandes missions qui lui incombent, on retrouve :

  • l’audit organisationnel,
  • la participation à la création du cahier des charges,
  • la réalisation du projet.

Consultant technique : un métier au cœur du développement technologique

Consultant technique, un métier impliqué dans le projet et technique comme son nom l’indique… Son rôle est principalement de proposer et de développer des solutions techniques adaptées aux spécifications informatiques du client. Dans le cadre d’un projet de transformation, le consultant technique est chargé de définir et de concevoir des solutions techniques. Il est présent aussi bien en amont du projet, dans la phase de construction de l’offre technologique, qu’en aval pour la phase de réalisation et d’implémentation.

Ses missions couvrent l’élaboration de l’offre, la phase d’avant-vente, ainsi que les audits techniques et les recommandations.

Architecte solution : un métier qui gère développement et déploiement

Dans un contexte technologique en constante évolution, les entreprises se doivent de maintenir leur système d’information à jour pour rester compétitives. Cette transformation digitale demande une compétence pointue et des pratiques spécifiques pour que l’entreprise reste à la pointe de la technologie. Un architecte solution est la personne qui va s’assurer de la performance des services de l’entreprise. Son rôle est déterminant et de ses compétences dépend souvent la réussite du projet. Les aptitudes et compétences qui lui sont demandées sont les suivantes :

  • développer une solution technique adaptée au client,
  • avoir une maîtrise parfaite des systèmes d’exploitation et de gestion de base de données,
  • être un bon communicant,
  • travailler en réseau.

Consultant DevOps : rôle, missions et compétences en développement

Avec la transformation digitale et l’avènement des microservices, les entreprises ont manifesté de nouveaux besoins et font appel à de nouvelles compétences techniques. Un nouveau métier est alors apparu au sein de l’équipe informatique. À mi-chemin entre le métier de développeur et celui d’administrateur système d’exploitation, le terme DevOps est la contraction de « développement » et « opérations ». Le métier de DevOps nécessite une double compétence puisqu’il fait le lien entre les équipes chargées du développement informatique et celles qui gèrent et assurent la stabilité des applications. Les missions du consultant DevOps consistent à faire évoluer les processus traditionnels de développement de logiciels et d’optimiser les produits. Il administre, met en place et gère les systèmes informatiques.

Délégué à la protection des données (DPO) : quels rôles et missions ?

Dans un environnement digital et concurrentiel, la question du traitement et de la protection des données personnelles est devenue très sensible. Les citoyens entendent exercer un contrôle sur l’utilisation des données les concernant. C’est pourquoi le règlement européen sur la protection des données (RGPD) vise à harmoniser les réglementations en vigueur au sein des états membres de l’union. Désigné par les entreprises concernées, le délégué à la protection des données (DPO) tient une place centrale et veille à assurer la conformité aux dispositions du règlement européen. Peuvent être désignées DPO les personnes disposant de qualités professionnelles et de connaissances en matière de droit et de pratiques applicables aux traitements de données personnelles. 

Le DPO doit bien connaître le secteur d’activité concerné, les systèmes d’information déployés, la nature et la sensibilité des données traitées. Il doit  également être en capacité d’animer un réseau transversal, y compris dans les filiales du groupe, et bénéficier d’un positionnement en interne lui permettant d’interagir avec les instances de direction. 

Enfin, le délégué exerce ses missions en toute indépendance et à l’abri de tout conflit d’intérêts.

RSSI : un travail clé au sein des métiers pour la sécurité des systèmes

Les entreprises de petite ou de grande taille ont besoin de bénéficier d’un niveau de sécurité optimal afin que les données intégrées dans les différents logiciels de travail bénéficient d’une confidentialité absolue. Le recours à un responsable de la sécurité des systèmes d’information (RSSI) s’avère la solution la mieux adaptée. Ce dernier est spécialisé dans les problématiques de sécurité du service informatique, et toujours à l’écoute des dernières tendances en matière de cybercriminalité et de cybersécurité. Il est chargé de veiller au respect de certaines normes en termes de sécurité. Il est habilité à sensibiliser et former les employés afin de garantir la sécurité des systèmes informatiques et de télécommunications des différents départements de la société. Les étapes d’intervention du RSSI sont les suivantes :

  • définir la politique de sécurisation des systèmes,
  • identifier et analyser les risques,
  • assurer le suivi de la mise en œuvre des chantiers,
  • prévenir et forme les employés,
  • superviser les outils de sécurité mis en place,
  • assurer le suivi des évolutions nécessaires,
  • limiter les accès,
  • assurer une veille technologique.

Le service delivery manager au cœur du pilotage des équipes

Le service delivery manager est la personne en charge des contrats de services qui est garante de la livraison d’un service, selon les termes du contrat, conforme aux coûts, aux délais et à la qualité de la prestation demandée. L’une des ses actions est de veiller au bon fonctionnement du projet. Dans les grandes sociétés, le service delivré peut être de deux natures : un ensemble de projets pour une mise en place d’un nouvel outil informatique ou un maintien d’un ensemble d’outils informatiques en cours d’utilisation par des équipes. Dans les grandes entreprises, ces deux types de services sont souvent scindés en deux : un pour le projet, et un pour le RUN. Un service delivery manager peut ne s’occuper que de la partie projet et l’autre manager sera entièrement en charge de la partie maintenance.

Le SDM pilote les indicateurs de qualité, les acteurs du projet et la partie financière des contrats dont il est responsable. Il doit identifier le service ou le projet à délivrer, se l’approprier et le gérer parfaitement.

Scrum master, un métier clé pour la gestion de projet Scrum

Le Scrum Master intervient dans la gestion de projet. Son rôle est relativement nouveau. En effet, rares sont ceux qui se sont spécialisés dans ce domaine, alors que ce dernier est pourtant un élément clé de la réussite d’un projet Scrum. Dans un projet agile, le Scrum Master est le leader au service de son équipe, il participe au “travailler ensemble”. Il joue un rôle de facilitateur notamment en mettant en place des outils de management visuel, des tableaux de bords simples et visuels. Il agit comme un coach agile et un catalyseur de l’auto-organisation. L’objectif : produire plus dans un environnement serein.

Data scientist : un métier stratégique au service de la Direction

D’énormes archives de données extrêmement intéressantes pour les organisations sont générées en temps réel. Flux issus des réseaux sociaux, d’informations associées à des cartes de fidélités et de bien d’autres choses… Maîtriser la compréhension de la data collectée est un enjeu clé pour les entreprises, et les professionnels capables de les lire et de leur donner du sens sont peu nombreux. Le métier de data scientist est stratégique et a donc le vent en poupe. Les data scientists apportent une aide indispensable à la prise de décisions !

MOA / MOE : comment les rôles se répartissent-ils sur un projet de mise en œuvre d’un système d’information ?

Lors de la construction, puis la réalisation d’un projet informatique, il faut pouvoir définir clairement les objectifs et les moyens nécessaires pour les atteindre. Ainsi, deux rôles sont essentiels pour la réussite d’un projet de ce type : le maître d’ouvrage (MOA) et le maître d’œuvre (MOE). Ces deux postes sont parfois confondus, mais ils ont pourtant bel et bien des attributions différentes bien que complémentaires. MOA et MOA sont au coeur du projet de mise en oeuvre

Les fonctions de la MOA sont les suivantes :

  • déterminer les objectifs globaux du projet,
  • estimer et allouer un budget pour la réalisation du projet,
  • décider du délai de livraison du projet,
  • animer les comités et réunions,
  • valider chaque étape du développement.

Les fonctions de la MOE sont les suivantes :

  • assister le MOA dans le suivi technique et la mise au point du cahier des charges
  • choisir des prestataires,
  • manager des équipes de développement du projet,
  • faire respecter les délais et budgets alloués et rendre compte de la progression au maître d’ouvrage.

Conclusion

Dans un projet, la conduite de réunion, ordre du jour, options proposées et compte rendu jouent un rôle clé. Les réunions de comité de pilotage sont importante et nécessite une orientation stratégique dans un projet de transformation. Pour approfondir ce sujet, téléchargez notre guide :

Livre blanc - DRH : quelle gouvernance pour votre projet RH ?

Pour tout savoir sur la gouvernance de projet RH !

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