5 conseils pour réussir son projet de transformation digitale de la fonction RH

Aujourd’hui, la plupart des entreprises se sont lancées dans un projet de transformation digitale, parfois avec motivation pour vivre une aventure humaine riche et parvenir à se transformer vers plus d’agilité, parfois à marche forcée pour éviter de se faire disrupter par un concurrent plus petit et très innovant. Ces changements sont très complexes et semblent ne jamais avoir de fin, aussi, ils nécessitent des revues régulières pour s’assurer qu’ils ont toujours du sens. Voici donc les 5 conseils pour réussir son projet de transformation digitale de la fonction RH !

Stratégie RH

Direction des ressources humaines

1. Actualiser la vision de mon projet de transformation digitale

Assurez-vous que la vision que vous aviez définie avant de lancer votre projet de transformation digitale est toujours d’actualité ; en effet, un projet sans vision ou avec une vision mal définie génère une forte confusion, nuisible au changement que vous avez souhaité insuffler. Une bonne vision résume en une phrase le pourquoi du projet et son ambition.

Elle peut-être par exemple : « Au travers de notre projet de transformation digitale des Ressources Humaines, nous souhaitons nous transformer au niveau de nos processus RH de manière à devenir plus agile pour permettre aux collaborateurs de la société de développer leur potentiel et améliorer la satisfaction interne vis à vis des RH». Qui dit vision dit indicateurs. N’oubliez pas de revoir également les KPI’s de suivi pour vous assurer qu’ils restent pertinents par rapport à la vision.

2. Recruter l’expertise nécessaire pour mener mon projet de transformation des RH

Assurez-vous que vous avez toujours les bonnes compétences sur le projet sans quoi le niveau d’implication de l’équipe risque de décroitre au fur et à mesure que le projet avancera.

En effet, ces dernières années de nouvelles compétences sont apparues et il convient de s’en doter pour rester compétitif. Il s’agit en particulier du Chief Digital Officer (CDO), des Web designers, Product Owner, Web architectes, Data miners, Data analysts et Data scientist, Architecte Big Data, Traffic manager, Chef de produit web et mobile, Développeur d’applications mobiles, UX designers, Regulatory, compliance experts et responsable sécurité SI.

Ces nouveaux métiers peuvent devenir incontournables selon l’ampleur du projet. Les Ressources Humaines peuvent donc être amenées à travailler avec ces experts dans leur projet de transformation digitale des fonctions RH.

3. Incentiver l’équipe projet pour la garder motivée

Assurez-vous que vous avez les bons incentives pour récompenser les équipes sur le projet ; en effet, sans récompense de temps à autre, les équipes pourrait générer une résistance contre-productive.

Il est par exemple possible, en plus de l’emploi occupé par le collaborateur, d’inscrire les projets sur lesquels ils travaillent dans les objectifs de façon à ce que la performance sur projet soit aussi évaluée et rétribuée. Vous pouvez également tout simplement organiser des moments conviviaux tout au long de la vie du projet avec l’équipe projet : événement de lancement, pot pour la 1ère mise en production, team building à mi-parcours…

Sans cela, il sera difficile pour les équipes de rester motivées sur le long terme et d’aller au bout des projets confiés. Assurez-vous que les personnes adéquates sont toujours mobilisées sur le sujet sans quoi vous verrez émerger un certain nombre de frustrations pouvant à terme conduire à des arrêts maladies ou des départs.

Au début du projet, tout nouveau tout beau, les équipes sont formées et sur le pont. Au fur et à mesure que le projet avance, elles peuvent être happées par leur quotidien ou être fatiguées par l’effort fourni, aussi, à la manière d’une équipe de foot, il peut être pertinent de faire appel aux remplaçants pour mener à bien les projets. Il peut-être également intéressant de requestionner les collaborateurs sur leur expérience pour vérifier qu’elle évolue dans le bon sens.

4. Communiquer régulièrement sur le projet

Pour embarquer vos équipes dans le projet, il est important de leur expliquer les raisons de ce changement, qui va occuper une bonne partie de leur quotidien.

Dès le début du projet, ne pas négliger la communication interne. Celle-ci peut être pilotée par l’équipe métier RH ou l’équipe communication interne ou marketing. Si c’est l’équipe IT qui porte cette communication, veillez à ce qu’elle ne soit pas trop technique.

Tout au long des étapes clés du projet, vous pouvez communiquer sur les équipes impliquées (ce qui permettra aux collaborateurs non concernés d’être plus prévenants et indulgents sur les mises en attente d’autres dossiers), le planning et les étapes à venir, une définition d’un terme technique…

Ayez un discours simple, peu technique, qui parlera au plus grand nombre. Cette communication peut se faire en format « After lunch », autour d’un café, dans une newsletter interne…Plus la communication sera régulière et plus vous réussirez à impliquer vos collaborateurs dans la démarche.

5. Ne pas oublier l’objectif final du projet

Assurez-vous que le plan d’actions défini à l’origine du projet avance, revoyez les actions et mettez-le à jour.

Souvent, sur un projet de transformation digitale, les projets définis au début se sont transformés au fur et à mesure de leur avancement. Aussi, lors des suivis de projet, lors des Comités de Pilotage ou autres instances, il peut être pertinent de revoir les plans d’actions et feuilles de route au bon moment pour réorienter les projets dans la bonne direction afin de garantir que le livrable correspondra bien aux objectifs attendus.

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